Phân tích nhu cầu đào tạo định kỳ

TDC (GĐTT, nhân viên giáo vụ) sẽ phối hợp với các phòng ban để xác định chương trình đào tạo tương ứng với chức danh và danh sách khóa học chuẩn của công ty

Nhu cầu đào tạo của công ty đến từ ba nguồn chính:

- Nhu cầu đào tạo ở cấp độ tổ chức (nhằm hỗ trợ kế hoạch phát triển chiến lược kinh doanh công ty)

- Nhu cầu đào tạo theo yêu cầu dự án, khách hàng, đối tác hoặc theo kế hoạch cải tiến qui trình của tổ chức

- Nhu cầu đào tạo cá nhân nhằm hỗ trợ cho sự phát triển nghề nghiệp của cá nhân

Các nhu cầu đào tạo trên cần thảo luận với GĐTT, TP trong suốt cuộc họp đánh giá năng suất định kỳ hàng năm

Bắt đầu từ tháng 10 hàng năm, TDC sẽ gởi phiếu đăng ký nhu cầu đào tạo đến các phòng ban và các dự án nhằm tập hợp tất cả nhu cầu đào tạo ở mức công ty, mức dự án/phòng ban và cá nhân.

TDC, các TP và GĐTT có trách nhiệm hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên xác định nhu cầu đào tạo. Mỗi cá nhân trong dự án hoặc bộ phận sẽ thảo luận với TP, GĐTT để xem xét và xác nhận những nhu cầu đào tạo của mình. Việc phân tích và xác nhận nhu cầu đào tạo này phải bao gồm bao gồm cả 3 nguồn nhu cầu đào tạo như trên. Sau khi xem xét, TP và GĐTT sẽ duyệt nhu cầu đào tạo của mỗi thành viên thuộc trung tâm, bộ phận của mình

TDC sẽ tổng hợp nhu cầu đào tạo của tất cả các phòng ban và dự án để phân tích và xác lập nhu cầu đào tạo chung.

Ghi chú: hình thức đào tạo trên lớp tối đa cho mỗi nhân viên là 48 giờ trong 6 tháng

Nhu cầu đào tạo phát sinh

Trong trường hợp nhân viên, dự án hoặc phòng ban bất kỳ cần một khoá học mà trước đây không đăng ký trong phiếu đăng ký nhu cầu đào tạo, nhân viên, dự án hoặc phòng ban sẽ phải điền vào mẫu phiếu đăng ký nhu cầu đào tạo, nhận xét duyệt từ TP/GĐTT và gởi lại cho TDC. TDC sẽ sắp xếp, lên kế hoạch và tổ chức lớp học theo nhu cầu tương ứng.

Đào tạo hội nhập cho nhân viên mới

Sau khi nhận được thông tin nhân viên mới từ Phòng Nhân Sự (chức vụ, cấp quản lý trực tiếp), TDC sẽ tập hợp, lên kế hoạch và triển khai tổ chức khóa đào tạo hội nhập.

Tùy vào vai trò, chức vụ của nhân viên mới mà TDC sẽ định rõ  kế hoạch đào tạo đối với họ để triển khai trong thời kỳ 2 tháng thử việc. Kế hoạch đào tạo dành riêng này nhằm giúp hướng dẫn cho nhân viên mới kiến thức cần thiết đạt để hòa nhập vào môi trường của Lạc Việt cũng như có thể thực hiện được công việc được giao theo yêu cầu của dự án, phòng ban và nhu cầu tổ chức.

Sau thời gian thử việc, người quản lý trực tiếp và TDC sẽ xem xét lại kế hoạch đào tạo của nhân viên mới như là một trong những nguồn thông tin để đánh giá kết kết quả thử việc.

Nếu nhân viên mới kết thúc thời gian thử việc thành công, TP hoặc GĐTT sẽ cùng nhân viên mới xác lập nhu cầu đào tạo cho nhân viên mới này trong thời gian sắp tới (điền vào phiếu đăng ký nhu cầu đào tạo, sau đó TP/GĐTT phê duyệt và chuyển về TDC)

Tạo / cập nhật kế hoạch đào tạo

GĐTT TDC sử dụng kết quả phân tích nhu cầu đào tạo để xác định những khóa học nào sẽ được tổ chức trong năm tới.

- GĐTT TDC lập ra kế hoạch đào tạo, bao gồm lịch đào tạo và dự kiến ngân sách, dựa trên kết quả phân tích nhu cầu đào tạo.

- Kế hoạch đào tạo được gởi ra cho BGĐ xem xét và được sự phê duyệt của TGĐ trước khi phát hành. Mỗi khi có cập nhật/thay đổi trên kế hoạch đào tạo mà có ảnh hưởng đến ngân sách thì đều phải có sự phê duyệt của TGĐ trước khi phát hành.

- GĐTT TDC sẽ xem xét và cập nhật lịch đào tạo hằng tháng.

- Mỗi khi TP hoặc GĐTT gởi nhu cầu đào tạo phát sinh về TDC, TDC sẽ phải cập nhật kế hoạch đào tạo tương ứng.

Kế hoạch đào tạo bao gồm những mục sau:

- Mục tiêu và định hướng đào tạo trong năm tới.

- Nhu cầu đào tạo từ các phòng ban, dự án

- Chương trình đào tạo nào sẽ được cung cấp từ bên ngoài và chương trình đào tạo nào sẽ được cung cấp từ bên trong

- Nguồn tài chính và ngân sách, bao gồm số lượng khoá học, số lượng học viên đăng ký, các tiện ích/công cụ hỗ trợ đào tạo.

- Lịch đào tạo chi tiết (thời điểm cụ thể cùng với khoá học; số lượng, danh sách học viên và giảng viên tương ứng)

Mỗi nhân viên mới sẽ có kế hoạch đào tạo rõ ràng suốt thời gian 2 tháng thử việc. Trong tháng đầu tiên, nhân viên mới sẽ được xem như thực tập viên. TP/GĐTT nên cho phép nhân viên mới tham dự khoá học theo yêu cầu. Nhân viên mới phải tham dự đầy đủ hoặc ít nhất 80% yêu cầu của khóa học được quy định trong kế hoạch đào tạo nhằm đáp ứng được yêu cầu đào tạo tối thiểu trong thời gian thử việc.

Phương pháp đào tạo

TDC (GĐTT, nhân viên giáo vụ) sẽ phối hợp với các phòng ban, dự án để xác lập loại hình và phạm vi tổng quát đối với mỗi loại đào tạo được tiến hành khi kế hoạch đào tạo đã hoàn thành. Cơ bản, có ba loại hình đào tạo:

- Đào tạo nội bộ: được tổ chức cho mọi nhân viên dựa trên nhu cầu đào tạo

- Đào tạo bên ngoài: nhân viên được huấn luyện bên ngoài công ty

- Tự nghiên cứu: công ty khuyến khích nhân viên tự nghiên cứu bằng cách cung cấp sách cập nhật trong thư viện hoặc tự tìm hiểu, nghiên cứu qua Internet, sau đó tổ chức hội thảo trình bày kết quả nghiên cứu với những người quan tâm

Mỗi khóa huấn luyện đào tạo bao gồm những mục sau:

- Mục tiêu đào tạo

- Đối tượng tham dự

- Yêu cầu trước khi tham dự

- Thời lượng đào tạo

- Nội dung đào tạo

- Tiêu chí đánh giá hoàn tất khóa học

- Phương thức, tiêu chí đánh giá hiệu quả khoá học

Refer to “Course Composing Guidelines”

Tạo / cập nhật / thu thập tài liệu đào tạo

Nhân viên giáo vụ sẽ thành lập hội đồng xem xét và phê duyệt tài liệu của một khóa học trước khi sử dụng chúng lần đầu tiên.

- Hội đồng xem xét và phê duyệt tài liệu nên bao gồm từ ba (3) đến năm (5) thành viên gồm GĐTT TDC, các chuyên gia chuyên ngành, giảng viên và/hoặc đại diện đối tượng sẽ tham dự khoá học.

- Đối với tài liệu đào tạo được phát triển hoặc cập nhật trong nội bộ, giảng viên và TDC phải phối hợp để đảm bảo tài liệu sẽ được hoàn tất, xem xét và phê duyệt theo như kế hoạch đào tạo. Tất cả tài liệu đào tạo nội bộ phải làm theo tiêu chuẩn, mẫu của công ty. Sau khi tài liệu đào tạo được phê duyệt và bắt đầu đưa vào sử dụng, nhân viên giáo vụ sẽ đưa vào hệ thống quản lý tài liệu đào tạo của TDC. Mọi sự thay đổi, cập nhật tài liệu đào tạo sau này phải có sự kiểm soát của TDC.

- Đối với đào tạo bên ngoài, chúng ta không thể tạo ra hay cập nhật tài liệu đào tạo vì không thuộc về quyền kiểm soát của chúng ta.

Refer to Course Reviewing Guidelines

Đào tạo thử nghiệm  và triển khai chính thức

Đào tạo thử nghiệm

Khi có một khóa học mới và/hoặc giảng viên nội bộ mới chuẩn bị bắt đầu, đào tạo thử nghiệm là bước cần thiết để xác nhận tính khả thi cũng như có những bước hiệu chỉnh cần thiết trước khi triển khai chính thức rộng rãi toàn tổ chức

- Nhân viên giáo vụ xây dựng một lịch đào tạo thử nghiệm. Một hội đồng xét duyệt khoá học thử nghiệm sẽ được thành lập. Hội đồng này thường bao gồm ít nhất ba thành viên: 1-2 chuyên gia chuyên ngành, 1-2 đại diện cho đối tượng tham dự khoá học sau này và 1 đại diện từ TDC (nhân viên giáo vụ/GĐTT TDC)

- Nhân viên giáo vụ chuẩn bị môi trường đào tạo thử nghiệm: tài liệu học, công cụ, sắp xếp và liên hệ với các đối tượng tham dự

- Giảng viên giới thiệu chương trình đào tạo thử nghiệm với các đối tượng tham dự đại diện. Hội đồng sẽ cho ý kiến nhận xét dựa trên :

- Phương pháp đào tạo, kiến thức và kỹ năng thuyết trình của giảng viên

- Tính hợp lý của tài liệu đào tạo (thêm hoặc bớt nội dung đào tạo, lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả nào, …)

- Bài tập, ví dụ mẫu

- Thời lượng đào tạo (hợp lý và tiến độ đúng như dự kiến)

- Cuối cùng, hội đồng sẽ quyết định khoá học trên đã sẵn sàng cho triển khai rộng rãi chưa, hoặc cần những thay đổi gì. Nếu cần thiết thì sẽ tổ chức lại buổi xét duyệt lần thứ 2. Suốt quá trình thử nghiệm, hội đồng sẽ đánh giá khoá học thử nghiệm sử dụng mẫu New Course Evaluation form và Observer Feedback form

- Đào tạo thử nghiệm có thể được xem xét bỏ qua trong trường hợp giảng viên đã chứng tỏ có kỹ năng thuyết trình và là chuyên gia chuyên ngành.

Chuẩn bị và triển khai rộng rãi khóa học mới

- Dựa trên lịch đào tạo hàng năm, nhân viên giáo vụ sẽ phân rã xuống lịch đào tạo hàng tháng và công bố cho toàn công ty (bao gồm: tên khoá học, mô tả khoá học, giảng viên, người học, thời gian, địa điểm, thời lượng buổi học)

- Nhân viên giáo vụ sẽ hỗ trợ giảng viên chuẩn bị và cung cấp tài liệu đào tạo trước đển tất cả người học, chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ đào tạo: phòng học, bảng, viết, … và các tiện ích cần thiết khác.

- Giảng viên cần dành thời gian phù hợp để chuẩn bị trước khi tiến hành đào tạo.

- Đối với các khoá học mới không liệt kê trong phiếu đăng ký nhu cầu đào tạo, TP/GĐTT sẽ cử nhân viên của họ đi tham dự nếu thấy cần thiết. Ngoài ra, nhân viên có thể tự yêu cầu nhà TP/GĐTT phê duyệt để tham dự các khoá học mới.

Refer to In-house Course Registration Guidelines.doc 

Refer to External Course Registration Guidelines.doc

Refer to Course Conducting Guidelines.doc

- TDC cung cấp những khóa đào tạo theo lịch đào tạo hàng tháng

- Sau khóa học, đối với một số khóa sẽ có bài kiểm tra cuối khóa nhằm đo lường mục tiêu đào tạo đạt được đến mức nào. Kết quả của bài kiểm tra sẽ được đánh giá và sử dụng để đưa ra thay đổi cần thiết trong bài kiểm tra, tài liệu đào tạo, hoặc chuyển giao đào tạo

- Đánh giá chất lượng tổ  chức đào tạo cũng được thực hiện vào cuối mỗi khoá học. Điều này nhằm thu thập thông tin phản hồi trên chất lượng tài liệu học, thời lượng khoá học, kiến thức và kỹ năng giảng dạy/trình bày của giảng viên, và công tác tổ chức đào tạo

- Sau  mỗi 3 tháng, nhân viên giáo vụ sẽ gửi phiếu đánh giá sau khóa học (Link to Post-Training Evaluation form) tới tất cả học viên để thu thập thông tin phản hồi về việc họ có áp dụng được những gì họ đã học vào trong công việc hàng ngày hay không.

6

Bỏ qua khoá học

Nhân viên có thể chọn không tham dự khoá học bắt buộc khi họ đã có kiến thức và kỹ năng cần đáp ứng mục tiêu đào tạo của khoá học đó. Mẫu phiếu yêu cầu bỏ qua khóa học bắt buộc nên có những điều sau:

- Họ tên

- Tên khóa học (bắt buộc)

- Bằng chứng chứng minh nhân viên đó có thể đáp ứng mực tiêu đào tạo của khoá học. Bằng chứng đó có thể được xác nhận ở  dạng bài kiểm tra hoặc phỏng vấn bởi giảng viên

- Chữ ký của người giảng viên phê duyệt cho nhân viên bỏ qua khóa học

Để được phê duyệt bỏ qua khóa đào tạo bắt buộc, nhân viên phải làm những bước sau đây:

- Điền vào phiếu yêu cầu bỏ qua khóa học bắt buộc và gửi về TDC

- Tham gia một bài test hoặc cuộc phỏng vấn do người giảng viên của khóa học đó thực hiện

- Có chữ ký xác nhận người giảng viên

Nhân viên giáo vụ cập nhật thông tin vào kho dữ liệu TDC tương ứng

Refer to Training Waiver Guidelines.doc

7

Quản lý hồ sơ đào tạo

Nhân viên giáo vụ:

- Cập nhật thông tin đào tạo của mỗi học viên vào kho dữ liệu của TDC. Kho dữ liệu bao gồm những mục sau:

- Họ tên nhân viên

- Dự án/phòng ban/trung tâm hiện thời

- Khoá học đã tham gia

- Ngày hoàn tất

- Kết quả học

Nhân viên giáo vụ sử dụng công cụ phần mềm để quản lý và kiểm soát phiên bản của tất cả các tài liệu đào tạo (tài liệu học, kho dữ liệu, kế hoạch đào tạo, …)

8

Kiểm tra và giám sát hoạt động tổ chức đào tạo

TDC báo cáo kết quả công việc hàng tuần cho TGĐ vào mỗi sáng thứ Hai

Định kỳ 6 tháng, bộ phận QA sẽ tiến hành audit các hoạt động tổ chức đào tạo của TDC.

9

Hoàn trả học phí và lệ phí thi chứng chỉ

Nếu nhân viên có kế hoạch thi các chứng chỉ chuyên môn nhằm phục vụ cho nhu cầu công việc, nhân viên đó phải đăng ký vào phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo (hoạt động 1 ở trên). Điều này nhằm giúp công ty chuẩn bị ngân sách cho việc khuyến khích, động viên nhân viên bằng cơ chế thưởng cũng như hoàn trả học phí/lệ phí thi.

Refer to Exam Fee Reimbursement Guidelines.doc